Automatiser la saisie des factures avec Claude : construire un assistant qui travaille dans vos dossiers

En septembre 2026, Impulsion (Arthur Maréchaux, fondateur) a mené un accompagnement auprès d'une responsable administrative et financière d'une PME de services. Ses factures fournisseurs étaient reçues en PDF par email, puis saisies à la main dans un logiciel comptable. Son usage de l'IA, jusque-là : de petites requêtes dans le chat (Excel, correction et rédaction de mails).

Son objectif : ne plus ressaisir, et préparer un fichier importable dans le logiciel comptable.

Cet article décrit la méthode ; il ne présente aucun résultat.

Le point de départ : une saisie ligne par ligne

• Les factures fournisseurs sont reçues en PDF, par email.
• Elles sont saisies à la main, ligne par ligne, dans un logiciel comptable fermé : journal d'achats, compte fournisseur, compte de charge, TVA éclatée entre hors taxes et TVA, montant TTC.
• La pièce PDF est rattachée à la main à l'écriture, pour la révision.

1. Partir du processus réel, pas de l'outil

Avant de choisir un outil, on décrit le processus réel : comment la facture arrive, comment elle est saisie, comment elle est contrôlée.

2. Fixer le livrable exact attendu par le logiciel

Avant de construire l'assistant, on fixe le livrable exact attendu par le logiciel métier : les colonnes et le format d'import. Sans cette étape, on perd du temps.

3. Concevoir l'assistant avec l'IA, dans une discussion à part

On conçoit l'assistant avec l'IA elle-même, dans une discussion séparée, en ping-pong : son rôle, ses étapes, ses règles.

On ne l'installe dans un Projet Claude qu'une fois aligné. En fin de discussion, on demande à l'IA de générer un document de passation. Il sert à reprendre le contexte dans une autre discussion.

4. Les trois briques d'un Projet Claude

Un Projet Claude, dans cette méthode, repose sur trois briques.

Des instructions. Le rôle, les étapes et les règles issus de la discussion de conception.

Des fichiers de connaissance. Ici : le plan comptable, la correspondance entre fournisseurs et comptes, et un exemple d'écriture déjà validée. Un exemple guide mieux l'IA qu'une description.

Un accès à un dossier local. C'est là que l'assistant travaille : il ouvre les pièces, les lit, peut renommer les fichiers du dossier et produit le fichier d'import.

Un fichier qui décrit la structure d'un classeur évite de faire relire tout le classeur à chaque fois. C'est une économie de consommation.

5. Des garde-fous intégrés dès la conception

• un dossier « à vérifier » pour les cas douteux ;
• une passe de contrôle : équilibre entre débit et crédit, cohérence entre hors taxes, TVA et TTC ;
• une archive des pièces traitées ;
• des exports datés.

6. Commencer à la main, automatiser ensuite

On lance d'abord l'assistant manuellement. On ne l'automatise, par une tâche planifiée chaque semaine, qu'une fois les premiers résultats validés.

Pourquoi parler d'assistant et pas d'agent ? Au sens de notre article assistant, automatisation, agent : la différence qui change tout, un agent choisit lui-même l'enchaînement de ses actions. Ici, les étapes sont fixées par les instructions, et les cas douteux sont renvoyés à un humain par le dossier « à vérifier ». Une fois planifié, il se rapproche d'une automatisation : un déclencheur, des étapes fixes.

7. Les données d'abord

Avant de déposer des factures dans un outil d'IA, il faut savoir ce qu'on a le droit de mettre dans un abonnement individuel (et non entreprise), et ce qu'il faut anonymiser.

8. Maîtriser la consommation

• le modèle Sonnet suffit pour la plupart des tâches ; Opus est le modèle haut de gamme ;
• le mode Cowork consomme beaucoup ;
• la page d'utilisation se surveille.

9. Au-delà du chat : les autres fonctions de Claude

Les fonctions de Claude qui vont plus loin que la conversation, abordées pendant l'accompagnement :

• les Projets ;
• les Compétences (Skills) ;
• les connecteurs, utilisables en lecture seule, par exemple pour lire un Drive ou une boîte mail, et pour préparer un brouillon plutôt qu'envoyer ;
• les tâches planifiées.

La suite prévue

La prochaine étape prévue, côté apprenante : dupliquer la méthode pour les relevés bancaires.

Le même type de problème comptable peut aussi se traiter autrement. Chez Leadmedia, PME de conseil en marketing digital, Impulsion a construit un pipeline n8n de quatre workflows, avec OCR et Claude, qui capture les pièces jointes depuis Gmail, classe les documents comptables, synchronise les justificatifs et produit un rapport mensuel. C'est la logique Studio : le système est construit pour l'entreprise. Ici, c'est l'inverse : la personne construit elle-même son assistant.

Construire son propre assistant

C'est ce que travaille la formation d'Impulsion. En format Métier (2 jours), l'équipe choisit un besoin récurrent, construit un premier assistant métier et le teste sur des cas simples et des cas limites. Le format Essentiel (1 jour) s'adresse à une équipe qui débute ou utilise encore l'IA de manière ponctuelle. La formation est certifiée Qualiopi, financement OPCO possible. Elle ne construit pas l'outil à la place de l'équipe.

Si vous préférez qu'un système soit construit pour vous et branché sur vos outils, la page Claude présente l'approche Studio.

En bref : qui, quoi, pour qui

Qui. Arthur Maréchaux, fondateur d'Impulsion, nom commercial d'Adfixio EURL (SIREN 877 606 442), basé au 380 boulevard des Camus, 13540 Aix-en-Provence.

Quoi. Studio no-code et IA. Deux activités : Studio (applications métier et automatisations construites avec n8n, Airtable et Claude) et Formation (montée en compétence des équipes sur l'IA et le no-code, certifiée Qualiopi, financement OPCO possible). Certification Claude Certified Architect (CCA), Foundations, Anthropic.

Pour qui. Studio : dirigeants et responsables opérationnels de TPE/PME de 3 à 15 personnes. Formation : équipes métier, managers et dirigeants qui veulent passer du test de l'IA à un usage productif.

Site. https://www.impulsion.studio/